Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel au Secrétariat Général du Conseil (SGC)?
Coordonnées du ou de la délégué(e) à la protection des données du SGC:
Quelles catégories de données à caractère personnel traitons-nous?
Le SGC traite les données à caractère personnel suivantes:
- les coordonnées des délégués (nom, adresse courriel, organisation, service),
- les informations de voyage des délégués (dates et itinéraire, moyen de transport, compensation des émissions de CO2, preuve de paiement du voyage et remboursement du voyage),
- intitulé de la réunion à laquelle les délégués ont participé,
- toute autre information complémentaire enregistrée par les délégués,
- nom, numéro de téléphone, adresse courriel, adresse professionnelle des personnes de contact de l'État membre.
Les données à caractère personnel sont collectées pour le remboursement des frais de voyage
encourus par la présidence et les délégations des États membres pour assister aux réunions
donnant droit à remboursement, selon la décision nº 54/18 (Conseil européen, réunions des groupes, etc.).
Sur quelle base juridique se fonde le traitement de vos données à caractère personnel?
La base juridique du traitement des données à caractère personnel est la suivante:
- L'article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725: "le traitement est
nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de
l'autorité publique dont est investi l'institution ou l'organe de l'Union".
- L'article 13, paragraphe 3, du règlement intérieur du Conseil européen du 1er décembre
2009 (JO L 315 du 2.12.2009) et l'article 23, paragraphe 5, du règlement intérieur du
Conseil du 1er décembre 2009 (JO L 325 du 11.12.2009).
- La décision nº 54/18 du secrétaire général du Conseil concernant le remboursement des
frais de voyage des délégués des États membres, et les amendements et modifications
pertinents (la décision nº 16/21 du secrétaire général du Conseil modifiant l'annexe 3 de
la décision nº 54/18, et la décision nº 44/20 du secrétaire général du Conseil modifiant la
décision nº 54/18).
Un nombre limité et défini de membres du personnel du SGC est associé, sur la base du
besoin d'en connaître, au traitement des données à caractère personnel. Par exemple:
- le personnel de l'unité Support ORG.2.D, direction Protocole et réunions,
- le personnel de la direction SMART et du service d'audit.
Les administrations nationales compétentes de chaque État membre ont accès aux sur leurs propres délégués dans le Portail des délégués.
Les informations sur les émissions de CO2 sont utilisées pour les rapports EMAS du SGC.
Ces rapports ne contiennent que des données agrégées et anonymisées.
La durée de conservation des données à caractère personnel est de huit ans.
Quels sont vos droits(**) et comment pouvez-vous les exercer?
Vous avez le droit d'être informé et d'accéder à vos données à caractère personnel.
Vous avez aussi le droit de rectifier et de compléter vos données.
Dans certaines circonstances, vous pouvez être en droit d'obtenir l'effacement de vos données, de vous opposer à ce que vos données à caractère personnel fassent l'objet d'un traitement ou e demander que ce traitement soit limité.
Vous pouvez exercer ces droits en envoyant un courrier électronique à la personne responsable du traitement de vos données à caractère personnel (voir point 1 ci-avant), avec copie à la déléguée à la protection des données (voir point 2 ci-avant).
Veuillez ajouter à votre demande la copie d'un document d'identification afin de prouver votre identité (carte d'identité ou passeport). Ce document devra comporter un numéro d'identification, le pays d'émission, la période de validité, ainsi que vos nom, adresse et date de naissance. Toutes les autres données figurant sur la copie du document d'identification, telles qu'une photo ou d’autres caractéristiques personnelles, peuvent être masquées.
(Sans objet pour le personnel du SGC)
Vous avez le droit de présenter une réclamation auprès du contrôleur européen de la protection des données en écrivant à l'adresse suivante
edps@edps.europa.eu
Avant cela, il vous est recommandé de tenter d'abord d'obtenir satisfaction en contactant la personne responsable du traitement de vos données à caractère personnel au SGC (voir point 1 ci-avant) et/ou la déléguée à la protection des données (voir point 2 ci-avant).